������Ƶ

Kepala Biro Hukum ITB, I Wayan Gunada, S.H., M.H., menjelaskan bahwa kegiatan ini merupakan agenda penyegaran tahunan bagi para pengelola JDIH. “Teman-teman yang hadir hari ini semuanya adalah pengelola JDIH di unit masing-masing. Pelatihan diberikan oleh tim yang sudah terbiasa mengelola di pusat. Tujuannya agar para pengelola bisa mendapatkan informasi terbaru sekaligus tips untuk tetap konsisten dalam mengelola JDIH,” ujarnya.

Penguatan Pemanfaatan Teknologi dan AI
Dalam sesi diskusi, peserta menanyakan pengembangan fitur kecerdasan buatan (AI) dalam sistem JDIH ITB. ia menjelaskan bahwa AI telah diterapkan, meski belum dimanfaatkan secara optimal.

“AI itu sebenarnya sudah berjalan, hanya saja pengembangannya membutuhkan sumber daya yang besar, baik tenaga maupun pendanaan. Teman-teman JDIH ITB mengelola hal ini, dan prosesnya terus berjalan. Mudah-mudahan tahun depan lebih optimal, karena seharusnya fitur AI bisa bekerja lebih advance,” jelasnya.

Ia menambahkan bahwa penguatan fungsi AI terutama difokuskan untuk meningkatkan efisiensi pencarian, klasifikasi, serta pengelolaan dokumen hukum di lingkungan kampus.

Peningkatan Pengalaman Pengguna Menjadi Fokus Utama
Selain teknologi, ia menekankan bahwa peningkatan user experience (UX) menjadi prioritas tahunan. Hal ini mencakup kemudahan bagi pengguna yang mencari dokumen maupun pengelola yang mengunggah dan memproses regulasi.

“Produk JDIH itu relatif tetap, tetapi yang selalu kami tingkatkan adalah pengalaman penggunanya. Dari tahun ke tahun pasti ada perubahan supaya sistem semakin mudah digunakan,” tuturnya.

Ia juga menyebutkan bahwa kecepatan unggah dokumen masih menjadi tantangan karena para pengelola menangani tugas JDIH di sela pekerjaan utama. Namun, upaya peningkatan akan terus dilakukan agar proses menjadi lebih cepat dan efisien.

Beliau pun menegaskan bahwa pelatihan seperti ini akan terus dilakukan setiap tahun. Selain menjadi bukti pelaksanaan kegiatan dalam penilaian JDIH nasional, pelatihan ini juga penting untuk menjaga kesinambungan kompetensi para pengelola.

“Fokus kita bukan hanya pada penilaian, tetapi agar teman-teman pengelola selalu ter-refresh. Melalui pelatihan, kita bisa saling berbagi kendala dan solusi antarunit,” ujarnya.

Penguatan Tata Kelola dan Integrasi Sistem

Sementara itu, Kepala Bagian Administrasi Tata Laksana Birokrasi dan Sistem Informasi, Puji Subakti, S.T., M.Kom., memberikan pemaparan mengenai aspek tata kelola, proses bisnis, dan integrasi sistem dalam pengelolaan JDIH ITB.

Puji menjelaskan bahwa pengelolaan JDIH berlandaskan dan dikembangkan dengan nilai-nilai BAKKTI: Belajar Terus-Menerus, Adaptif, Kolaboratif, Kinerja Tinggi, Toleransi, dan Integritas. Ia memaparkan struktur kolaborasi tim JDIH, jenis-jenis naskah dinas, serta alur pengelolaan dokumen hukum yang harus mengikuti prinsip akuntabilitas dan ketertelusuran.

Dalam paparannya, ia juga menjelaskan rancangan arsitektur sistem, mulai dari value chain, solution concept, hingga arsitektur bisnis yang menempatkan setiap peran sesuai hak akses dan tanggung jawabnya.

"Melalui gap analysis, bahwa penguatan keamanan berbasis SSO, kontrol kepatuhan melalui aplikasi e-Office, knowledge management, serta sentralisasi dokumen hukum menjadi langkah penting untuk mewujudkan proses kerja yang paperless, cepat, dan agile," ucapnya.

Ia menutup sesi dengan penjelasan mengenai alur pengelolaan JDIH dari penyusunan hingga publikasi, menekankan pentingnya sinergi antarpengelola untuk memastikan setiap dokumen hukum terkelola dengan baik, terstandardisasi, dan mudah diakses.